Οι καλύτεροι ευγενικοί τύποι για να τελειώσετε καλά ένα email το 2022

Ο τερματισμός ενός email μπορεί να είναι μια επικίνδυνη άσκηση. Ποια υπογραφή να χρησιμοποιήσετε, ποιον τόνο να υιοθετήσετε, ποια ευγενική φόρμουλα να επιλέξετε; Καλύτερα να το σκεφτείτε δύο φορές, γιατί η ικανότητά σας να ενσωματώνετε τους ισχύοντες κώδικες θα πει πολλά για την προσωπικότητά σας και τον επαγγελματισμό σας.

Ο αριθμός των άρθρων που πραγματεύονται το θέμα αποδεικνύει το ενδιαφέρον ή την ανησυχία που προκαλεί η ερώτηση.

Τι να επιλέξετε ? Μια πρωτότυπη φόρμουλα για να ξεχωρίσετε και να αναδείξετε την προσωπικότητά σας ή μια πιο κλασική έκφραση για να αποφύγετε τυχόν λάθη; Και ποια έκφραση να ευνοήσω; Κοντό ή μακρύ, επίσημο ή μοντέρνο; Το θέμα αξίζει να σταματήσει εκεί, ο χρόνος να απομυθοποιηθούν κάποιες ιδέες που ελήφθησαν και να υπενθυμίσουμε κάποια βασικά στοιχεία.

Γιατί είναι τόσο σημαντικό το κλείσιμο ενός επαγγελματικού email;

Προτού εξετάσουμε τους καλύτερους τρόπους για να ολοκληρώσουμε ένα επαγγελματικό email, ας δούμε πρώτα γιατί αυτές οι ευγενικές φράσεις είναι σημαντικές.

Για πολλούς, αυτό που πραγματικά έχει σημασία κατά την αποστολή ενός e-mail είναι το περιεχόμενό του, τις πληροφορίες που κοινοποιούνται στον παραλήπτη. Και δεν έχει σημασία η μορφή… Ωστόσο, σε πολλές περιπτώσεις, ο τρόπος που παρουσιάζεστε, ο τρόπος που διατυπώνετε το επιχείρημά σας ή το αίτημά σας, ακόμη και το είδος του συμπεράσματος και της υπογραφής που υιοθετείτε… όλα αυτά πιθανώς έχουν τόση σημασία, σημασία από το ίδιο το μήνυμα.

Γιατί να τελειώνετε κάθε email με μια ευγενική φράση;

Ζούμε σε έναν κόσμο του άμεσου, όπου όλα πρέπει να πάνε γρήγορα και κατευθείαν στην ουσία. Ωστόσο, η επαγγελματική επικοινωνία διατηρεί έναν ορισμένο φορμαλισμό που μας αναγκάζει να μετριάζουμε τον ενθουσιασμό μας, να μετριάζουμε τη γλώσσα μας και να δομούμε τις σκέψεις μας. Τελευταίο προπύργιο αυτής της εύθραυστης ισορροπίας, οι ευγενικές φόρμουλες που σμάλουν τα email μας είναι το σημάδι του σεβασμού που οφείλουμε σε κάθε συνομιλητή. Γιατί ακόμα κι αν οι διατυπώσεις αλλάζουν ανάλογα με τον παραλήπτη και το είδος του μηνύματος, ορισμένοι κανόνες εθιμοτυπίας επιμένουν.

Για παράδειγμα, εάν γράψετε ένα email σε έναν υπεύθυνο προσλήψεων με συνοδευτική επιστολή, θα θέλετε να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη σας που αφιέρωσε χρόνο για να διαβάσει τα έγγραφά σας. ο παραδείγματα ευγενικών εκφράσεων για να ολοκληρώσετε το email σας μην χάσετε. Εδώ είναι μερικά από αυτά: «Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο για να διαβάσετε την επιστολή μου και παρακαλώ δεχθείτε, κυρία, κύριε, τους ειλικρινείς χαιρετισμούς μου» ή «Παραμένω στη διάθεσή σας εάν θέλετε να έχετε περισσότερες πληροφορίες. Με εκτίμηση, Claire. » Όπως θα έχετε καταλάβει, ανάλογα με τον βαθμό οικειότητας που θα έχετε με τον παραλήπτη σας, θα προσαρμόσετε την ευγενική φόρμουλα για να ολοκληρώσετε το email σας.

Ο χαιρετισμός σας και οι πληροφορίες που δίνετε στον παραλήπτη του μηνύματός σας μπορούν να κάνουν σημαντική διαφορά όσον αφορά την προσοχή και την ανταπόκριση στο μήνυμά σας. Ωστόσο, αυτός είναι ο σκοπός του email σας: να λάβετε μια απάντηση, κατά προτίμηση ευνοϊκή, προσεκτική ή καλοπροαίρετη. Με άλλα λόγια, η τελική πρόταση που χρησιμοποιείτε θα πρέπει να λειτουργεί ως μια φανταστική παρότρυνση για δράση (CTA) που θα ωθήσει το άτομο που λαμβάνει το email σας να αναλάβει δράση, να δείξει ενδιαφέρον για αυτό για το οποίο μιλάτε και τελικά να επικοινωνήσει μαζί σας.

Διαβάστε επίσης: Μετατρέψτε την υπογραφή του email σας σε στοιχείο μάρκετινγκ

Ανάμεσα σε σεβασμό στους κώδικες, νέες τελετουργίες και ανθρώπινη ζεστασιά

Είτε το θέλετε είτε όχι, ανεξάρτητα από την ηλικία ή το επάγγελμά σας, η επαγγελματική επικοινωνία παραμένει μια πολύ κωδικοποιημένη γλώσσα. Είναι καλύτερα να γνωρίζετε τους κανόνες για να μην διακινδυνεύσετε να προσβάλετε ένα άτομο με το οποίο επικοινωνείτε για πρώτη φορά.

Έπειτα, πέρα ​​από τις πρώτες επαφές, πιο επίσημες από τις επόμενες, έρχονται όλες οι άλλες λίγο πολύ μορφοποιημένες εκφράσεις. Το στυλ και ο τόνος που θα υιοθετήσετε θα αποκαλύψει την ψυχική σας κατάσταση και τις προθέσεις σας.

Σε ένα κάπως προκλητικό άρθρο – «Καλό για σένα», αλήθεια; – ένας δημοσιογράφος από την Liberation ανατέμνει με θέρμη την ευγενική φόρμουλα που εισβάλλει πλέον σε πολλά email:

Είναι στο τελετουργικό «Bien à vous», «Bien à toi» που μπορούν πλέον να αναγνωριστούν οι ασάφειες της εποχής μας. Τι σημαίνει όμως, αυτή η παράξενη επαναλαμβανόμενη φόρμουλα που ανοίγει το δρόμο της μέσα από μια κοινωνία εμμονική με τον ατομικισμό και την ανεξαρτησία; (…)

Τι είναι να είσαι ευγενικός σήμερα ? Πρώτα καθησυχάστε και όχι πλέον. Αντί για το «Please Believe» και το «Receive the Assurance», το «Be Yours» φροντίζει να ξεκινά με μια παρηγορητική λέξη μεταξύ όλων. Άλλωστε, δεν γράφουμε το “A vous” (ή το “A toi”) που ακούγεται πολύ αληθινό και ίσως πολύ ψεύτικο ταυτόχρονα, αλλά “Bien à vous”.

Καθησυχασμός, πείθοντας, μασάζ, χαλάρωση, βελτιστοποίηση του διαθέσιμου χρόνου του εγκεφάλου, μητέρα του άλλου, αυτή είναι η λειτουργία αυτής της πρώτης λέξης. Και μετά, αμέσως, χωρίς αναμονή, ιδού η υπέρτατη προσφορά, η ιεροτελεστία που με όρους επιβάλλει την ιδέα της απομάκρυνσης του εαυτού του στραμμένη ολοκληρωτικά προς τον άλλον και την προσδοκώμενη ικανοποίησή του: εσύ είσαι αυτός που οι πράξεις μου και Οι σκέψεις μου ανήκουν, σε σένα που σκοπεύω τις κρυφές μου επιρροές, στην υπόθεση σου που παραδίδω χωρίς περαιτέρω δισταγμό. Στον αγώνα σας, να ξέρετε ότι δεν είστε πλέον μόνοι. Εδώ είμαι, ένας στρατιώτης του στρατού των σκιών σας. Ό,τι κι αν πιστεύετε, φαίνεται να μας λέει την ευεργετική φόρμουλα, σας διαβεβαιώνω ότι είμαι στο πλευρό σας.

Ομολογώ ότι η φόρμουλα “Best to you” με απογοητεύει. Συνολικά, προτιμώ μια άλλη ανατροπή, εξίσου ευέλικτη, την οποία βρίσκω πιο ζεστή και θετική: «εγκάρδια».

Η έκφραση “Best to you” εμφανίστηκε στο ραντάρ μου μόνο από τότε που ήρθα σε επαφή με ΜΜΕ. Πράγματι δεν ήταν επίκαιρο στο σύμπαν εταιρικός που συχνάζω τόσο καιρό. Οπότε αναρωτήθηκα γιατί ορισμένοι επιχειρηματίες το χρησιμοποιούν σε όλη τη διαδρομή. Αν το σκεφτόμαστε, είναι πιθανώς μια εξέλιξη του παραδοσιακού «στην υπηρεσία σας» που θεωρείται υπερβολικά άμεσο ή εμπορικό. Αν ναι, αυτό που με απασχολεί είναι ο παραλογισμός της πρότασης. Πράγματι, στις ανταλλαγές μας, αυτές οι ΜΜΕ είναι οι (μελλοντικοί) πελάτες μου και εγώ, ο πάροχος υπηρεσιών τους… Συνεπώς, σίγουρα δεν είναι «στη διάθεσή μου». Θα ήταν ακριβώς το αντίθετο!

Πέρα από την υποκρισία της φόρμουλας, αυτό που με εκνευρίζει πολύ περισσότερο είναι η συντομευμένη εκδοχή του, αυτό το μινιμαλιστικό «bav» που εμφανίζεται σαν κατά λάθος στο κάτω μέρος ορισμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι πιο συχνά ταχεία. Ομολογουμένως, οι δουλειές πρέπει να πάνε γρήγορα… αλλά είναι αυτός ένας λόγος για να αποσπάσεις όλη την προσοχή από τον συνομιλητή σου;

Με λίγα λόγια, καλύτερα κατακτήστε τους κώδικες και τις φόρμες για να εξομαλύνετε τα άκρα μιας επικοινωνίας που δεν είναι πάντα απλή. Ας ρίξουμε τώρα μια πιο προσεκτική ματιά στις διάφορες φόρμουλες και εναλλακτικές λύσεις που έχουμε στη διάθεσή μας.

3 βαθμοί εξοικείωσης στη σύναψη email

Η ευγενική φόρμουλα που θα υιοθετήσετε θα εξαρτηθεί πάνω από όλα από τον βαθμό εξοικείωσης με τον συνομιλητή σας. Δεν θα χρησιμοποιήσετε την ίδια φράση στο κάτω μέρος μιας συνοδευτικής επιστολής, μιας καταγγελίας στην τράπεζά σας, ενός συνοπτικού σημειώματος που αποστέλλεται στον προϊστάμενό σας ή ενός μηνύματος που έχει σταλεί σε έναν στενό συνάδελφό σας. Είναι απλώς κοινή λογική.

Κλασικές φόρμουλες μπορεί να συνοψιστεί σε έναν αρκετά απλό πίνακα:

Ευγενικοί τύποι προσαρμοσμένοι στο πλαίσιο

Μην εισάγετε πάντα τους ίδιους τύπους στο τέλος κάθε email. Και εάν χρησιμοποιείτε αυτόματη υπογραφή, μην συμπεριλάβετε τον χαιρετισμό. Αναγκάστε τον εαυτό σας να σκεφτεί τι θέλετε να ευχηθείτε στον συνομιλητή σας.

Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η προσαρμογή της υπογραφής email σας με βάση το πότε ή πότε τα στέλνετε.

• Καλημέρα (πρωί, απόγευμα)
• Καλή αρχή εβδομάδας
• Όμορφη ηλιόλουστη μέρα
• Υπέροχο Σαββατοκύριακο
• καλές διακοπές

Δημιουργικότητα: να επιφυλάσσεται για λιγότερο επίσημες ανταλλαγές

Όταν οι ανταλλαγές είναι λιγότερο επίσημες, είναι φυσικά πιο εύκολο να σκεφτείς έξω από το κουτί και δώστε ελεύθερα την αίσθηση του χιούμορ σας ή του συνοδηγού σαςνα υιοθετήσουν φόρμουλες που προέρχονται από ταινίες, τραγούδια ή άλλα

• Αθλητικά, (ή καλλιτεχνικά,…)
• Μην ανησυχείς, να είσαι ευτυχισμένος,
• Ας είναι,
• Λάβετε την πιο θερμή μας ενθάρρυνση,
• το συντομότερο δικό σου,

Ευγένεια πάνω από όλα

Η προσοχή στην ορθογραφία, ο σεβασμός των κανόνων της γραμματικής, η υιοθέτηση του ύφους του συνομιλητή σας (χρησιμοποιώντας την οικεία ή «vous», επίσημη ή άτυπη γλώσσα κ.λπ.) είναι όλα σημάδια της πιο βασικής επαγγελματικής ευγένειας. Δεν υπάρχει τίποτα σαν να παροτρύνεις έναν απαιτητικό συνομιλητή.

Φόρμουλες προς αποφυγή

Πολλές άβολες, σκονισμένες ή ακόμα και λανθασμένες στροφές φράσεων βρίσκονται σε πολλά επαγγελματικά email. Εδώ είναι μερικά που σας προσκαλώ να τα αφήσετε αμέσως, γιατί είναι γενικά αντιπαραγωγικά.

• Όλες οι συντομογραφίες comme CDLT, SLT, bàv, bàt, κ.λπ.
• Κακά λογοπαίγνια (γιατί κινδυνεύουν να πληγώσουν τον συνομιλητή σας)
• Εκφράσεις που μπορεί να προκαλούν σύγχυση
• Ο τύπος: “καλή υποδοχή (αυτού του email)” (= άχρηστο)
• Λάθη διατύπωσης και ορθογραφικά λάθη (μεταφέρω αντί να μεταφέρω) (θα το εκτιμούσα αντί να το εκτιμούσα)
• Αρνητικά σκευάσματα, όπως “θα σας καλέσουμε οπωσδήποτε” ή “παρακαλώ μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου”. Προτιμήστε θετικές φράσεις όπως «Θα σας καλέσουμε το συντομότερο δυνατό» ή «Σας προσκαλώ να επικοινωνήσετε μαζί μου εάν έχετε άλλες ερωτήσεις».

Ομοίως, η χρήση των emojis παραμένει λεπτή και μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο εάν γνωρίζετε καλά τον συνομιλητή σας.

Ολοκληρώστε χωρίς να κλείσετε την πόρτα

Το τέλος ενός email είναι εξίσου σημαντικό με την αρχή του. Φυσικά, πρέπει να ξέρετε πώς να τραβήξετε την προσοχή του αναγνώστη ώστε να διαβάσει το μήνυμά σας, αλλά πρέπει επίσης να προετοιμαστείτε για μελλοντικές ανταλλαγές και να αφήσετε καλές εντυπώσεις. Αυτός είναι ο ρόλος της ευγενικής φόρμουλας.

Η ιδέα είναι να καταλήγουμε πάντα. Αλλά η ευγενική φόρμουλα πρέπει επίσης να ανοίξει στο μέλλον. «Δεν αρκεί να βάζεις κάτω τα στοιχεία σου και να φεύγεις απότομα», εξηγεί η Aude Roy. Όπως και στην πραγματική ζωή, το θέμα είναι να ξαναβρεθούμε ή να μείνουμε σε επαφή. Έτσι, μπορούμε, λέει ο προπονητής, να τελειώσουμε ένα email με τους ακόλουθους τύπους: “περιμένοντας την επιστροφή σας”; «Μη διστάσετε να με καλέσετε στο…». Το μήνυμα είναι «δώστε ένα μελλοντικό ραντεβού, είτε φυσικά είτε τηλεφωνικά είτε μέσω άλλου email. Αυτή η γέφυρα πρέπει να επεκταθεί στο μέλλον ώστε το email να ακολουθηθεί από άλλη ενέργεια, ώστε η σχέση να συνεχιστεί. »