Στις μικρές επιχειρήσεις, οι πόροι συχνά λείπουν, ειδικά κατά την εκκίνηση. Κάθε υπάλληλος φορά πολλά καπέλα και κάνει ταχυδακτυλουργικά διαφορετικά καθήκοντα και λειτουργίες. Σε ένα τέτοιο πλαίσιο, η αποτελεσματική διαχείριση έργου μπορεί να βοηθήσει να αξιοποιηθούν στο έπακρο οι υφιστάμενοι πόροι και προϋπολογισμοί, με σκοπό την αύξηση της απόδοσης της επιχείρησης και την ικανοποίηση των πελατών.
Από μια μεγάλη έρευνα που διεξήχθη το 2018 στη Γαλλία από την Capterra φαίνεται ότι Το 35% των ΜΜΕ δεν χρησιμοποιεί κανένα λογισμικό διαχείρισης έργων. Διαχειρίζονται την επιχείρησή τους με τον παλιομοδίτικο τρόπο, με υπολογιστικά φύλλα Excel και email για επικοινωνία. Χωρίς συνεργατικό εργαλείο, χωρίς λογισμικό προγραμματισμού, διαχείρισης χρόνου, προϋπολογισμού και ελέγχου απόδοσης.
Στη Γερμανία, ακόμη και το 54% των επαγγελματιών εξακολουθούν να εργάζονται χειρωνακτικά. Ωστόσο, η προσφορά λογισμικού διαχείρισης έργων είναι εξαιρετικά πλούσια και ποικίλη, όπως αυτό σύγκριση των καλύτερων εργαλείων διαχείρισης έργου.
6 λανθασμένες αντιλήψεις που εμποδίζουν την υιοθέτηση εργαλείων διαχείρισης έργου
Όταν ερωτώνται οι ΜΜΕ για τους λόγους για τους οποίους δεν χρησιμοποιούν εξειδικευμένο λογισμικό για τη διαχείριση των έργων τους, ακολουθούν τα κύρια επιχειρήματα:
Η επιχείρησή μου είναι πολύ μικρή.
Όποιο και αν είναι το μέγεθος της επιχείρησής σας, η χρήση ισχυρών εργαλείων διαχείρισης σάς βοηθά να σχεδιάζετε, να προϋπολογίζετε καλύτερα και να φέρετε εις πέρας τις διάφορες εργασίες σας.
Η εμπειρία μου είναι αρκετή.
Η τεχνογνωσία δεν αρκεί για να εγγυηθεί την επιτυχία μιας επιχείρησης. Μεταξύ των λόγων που οδηγούν τις νέες ΜΜΕ στη χρεοκοπία, βρίσκουμε συχνά τον κακό προγραμματισμό, την έλλειψη κεφαλαίων και την κακή διαχείριση των καθηκόντων και των πόρων.
Είναι μια αδικαιολόγητη δαπάνη.
Η εφαρμογή μιας διαδικασίας διαχείρισης έργου δεν απαιτεί μεγάλη επένδυση. Αντιθέτως. Υπάρχουν πολλές δωρεάν ή φθηνές συμβουλές, πρότυπα και εργαλεία στο Διαδίκτυο.
Η διαχείριση έργου θα με επιβραδύνει.
Στην πραγματικότητα συμβαίνει ακριβώς το αντίθετο. Η έναρξη ενός έργου χωρίς να προσδιορίζεται με σαφήνεια το εύρος του, το πλαίσιο και ο απαραίτητος προϋπολογισμός ή πόροι μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις ή μπλοκαρίσματα, ακόμη και να οδηγήσει σε κακά αποτελέσματα.
Δεν έχω τις ικανότητες.
Είναι απολύτως δυνατό να αποκτήσετε τις απαραίτητες βασικές γνώσεις παρακολουθώντας ένα «μάθημα συντριβής» το οποίο θα σας μυήσει στις συγκεκριμένες θεωρίες, εργαλεία και διαδικασίες που είναι απαραίτητες για τη διαχείριση έργου.
Δεν έχω χρόνο.
Η παρακολούθηση μιας διαδικασίας μπορεί πραγματικά να επιμηκύνει τη διάρκεια ενός έργου. Ωστόσο, για να χρησιμοποιήσουμε μια εύκολη αναλογία, εάν χτίζετε ένα σπίτι, προτιμάτε να έχετε ένα ποιοτικό τελικό αποτέλεσμα παρά ένα γρήγορο, μέτριο ή ελαττωματικό. Σκεφτείτε την ικανοποίηση του πελάτη!
4 λόγοι για να υιοθετήσετε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου
Για να πειστούν οι σκεπτικιστές, ακολουθούν τέσσερα σημεία που πρέπει να τους κάνουν να σκεφτούν:
Φιλτράρετε ιδέες και ιεραρχήστε τις
Όπως όλοι οι επιχειρηματίες, έχετε χίλιες ιδέες για να αναπτύξετε την επιχείρησή σας. Αλλά δεν θα υλοποιηθούν όλα. Η υιοθέτηση ενός εργαλείου διαχείρισης έργου θα σας είναι πολύ χρήσιμο για να εντοπίσετε τα μειονεκτήματα κάθε ιδέας και να αντικειμενοποιήσετε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους πριν επενδύσετε χρόνο και πόρους σε αυτές.
Διοχετεύστε τις ενέργειες και επικεντρώστε τις προσπάθειές σας
Έχεις μεγάλα όνειρα. Και αφιερώνεις πολύ χρόνο στο να φαντάζεσαι πώς να τα φτιάξεις. Η διαχείριση έργου μπορεί να σας βοηθήσει να «αναλύσετε» το μακροπρόθεσμο όραμά σας σε μετρήσιμους στόχους. Θα προοδεύσετε έτσι με πιο ρευστό τρόπο, περιορίζοντας τους κινδύνους να συντριβείτε ή να απογοητευτείτε.
Διαχειριστείτε τις ομάδες εξ αποστάσεως
Στην εποχή της νομαδικής εργασίας και της τηλεργασίας, η δημιουργία αποτελεσματικών εργαλείων συνεργασίας και παρακολούθησης που είναι εύκολα στη χρήση από όλα τα μέλη της ομάδας είναι απαραίτητη.
Μειώστε το ψυχικό φορτίο
Εάν έχετε συνεχώς στο μυαλό σας όλες τις εργασίες που πρέπει να πραγματοποιήσετε για να πετύχετε τους στόχους σας, ακατάστατα το μυαλό σας και κινδυνεύετε να καταλήξετε σε εξάντληση. Έτσι, ακόμα κι αν η ικανότητά σας να αντιδράτε γρήγορα σας δίνει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, φροντίστε να το κάνετε με δομημένο τρόπο για να αυξήσετε τις πιθανότητες επιτυχίας και να διατηρήσετε την ψυχική σας ηρεμία.
Διαχείριση έργου και ο κανόνας 1:10:100.
Η διαχείριση έργου έχει αποδειχθεί ότι εξοικονομεί χρόνο, χρήμα και ενέργεια. Πράγματι, όσο πιο γρήγορα εντοπιστεί ένα πρόβλημα, τόσο λιγότερο θα κοστίσει στην εταιρεία.
- Ένα πρόβλημα που δεν λύνεται στην αρχική φάση κοστίζει 10 φορές περισσότερο για να λυθεί κατά την ανάπτυξη
- Ένα πρόβλημα που εντοπίζεται μετά την υλοποίηση/παράδοση του έργου κοστίζει 100 φορές περισσότερο.
Υπάρχει, επομένως, πραγματικό ενδιαφέρον να σκεφτόμαστε προσεκτικά και να σχεδιάζουμε κάθε έργο αντί να ενεργούμε σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης ή σε κατάσταση αντίδρασης.
Απλά, αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης προσαρμοσμένα στις ΜΜΕ
Υπάρχουν αμέτρητα εργαλεία διαχείρισης έργου εκεί έξω. Ορισμένα προορίζονται για μεγάλες εταιρείες που πρέπει να διαχειριστούν πιο σύνθετα έργα, με μακρές φάσεις ανάπτυξης και περίπλοκες διαδικασίες. Υπάρχει όμως και μια ολόκληρη σειρά διαδικτυακών εργαλείων, μερικές φορές πολύ εύχρηστα, ιδανικά για μικρές επιχειρήσεις.
Το 2018, η μελέτη της Capterra έδειξε ότι περισσότερο από το μισό λογισμικό διαχείρισης που χρησιμοποιείται στις εταιρείες ήταν λογισμικό γραφείου και όχι του Εργαλεία SaaS που εκμεταλλεύονται πλήρως το σύννεφο. Αλλά αυτό ήταν πριν από τον Covid και την άνοδο της τηλεργασίας. Φαντάζομαι ότι στο μεταξύ, αρκετές εταιρείες έχουν στραφεί σε λογισμικό στο cloud για να διευκολύνουν την ανταλλαγή πληροφοριών σε περίπτωση απομακρυσμένης εργασίας, αλλά και να βελτιστοποιήσουν την παρακολούθηση εργασιών και πόρων.
Εργαλεία επόμενης γενιάς όπως Monday, Asana, Zoho, Trello, Nutcache και άλλα κάνουν ακριβώς αυτό. Για να βρείτε το δρόμο σας στη ζούγκλα του λογισμικού, θα βρείτε πολλαπλές συγκρίσεις και λεπτομερείς αναλύσεις για κάθε πλατφόρμα ή εξειδικευμένο εργαλείο στο διαδίκτυο. Τα περισσότερα θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε τις κύριες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι επαγγελματίες σήμερα: τήρηση προθεσμιών, προσαρμογή στις αλλαγές κατά τη διάρκεια του έργου, εξισορρόπηση προϋπολογισμών και αποτελεσματική κατανομή των εργασιών.
Συμπερασματικά
Η επιλογή ενός εργαλείου διαχείρισης έργου είναι απαραίτητη. Βασικά εξαρτάται από τις συγκεκριμένες ανάγκες σας. Έχω δοκιμάσει αρκετά όλα αυτά τα χρόνια. Τα περισσότερα προσφέρουν παρόμοια λειτουργικότητα, αλλά το καθένα έχει τις ιδιορρυθμίες του. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο σας συνιστώ να συγκρίνετε τις προσφερόμενες επιλογές, να επιλέξετε 2 ή 3 και, στη συνέχεια, να δοκιμάσετε αυτή που φαίνεται να ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες σας, προκειμένου να επαληθεύσετε την ευκολία χρήσης και τη συμβατότητά της με τον επιχειρηματικό σας κόσμο.
Τα περισσότερα εργαλεία διαχείρισης έργου προσφέρουν μια δωρεάν έκδοση. Απόλαυσέ το. Και αν το δοκιμασμένο εργαλείο δεν σας ταιριάζει, προχωρήστε στο επόμενο.
